Specificarea posturilor, document fundamental pentru fișa postului și anunțul de angajare

Am publicat un articol care a fost foarte citit despre de ce este importanta fisa postului, apoi in un alt articol despre obligativitatea legala a fisei postului, conform Codului Muncii. Am explicat in aceste articole, intre altele, care sunt diferentele intre

  • fisa postului (job description),
  • specificarea postului (job specification) si
  • anuntul de angajare (oglinda ofertei de munca).

Imi propun sa va ofer de data aceasta o descriere completa pentru documentul care ar trebui sa se afle in spatele fisei postului. Este vorba despre ceea ce fiecare companie care se respecta ar trebui sa faca inainte de a angaja pe cineva pe termen lung: o specificare a postului.

În acest sens, specificarea postului are un cadru mult mai larg decât fişa postului şi este un document pe care specialistul în resurse umane îl realizează, înainte de a stabili fişa postului şi anunţul de angajare. Specificarea postului este un document pe baza căruia orice specialist în resurse umane poate să-şi formeze o imagine clară, concretă, asupra caracteristicilor unui candidat pentru postul specificat.

Am trecut cu bold ceea ce este cerut prin lege ca minim într-o fisă a postului şi/sau, în general, genul de informaţii care trebuie transmise către ANOFM la declararea şi la vacantarea unui loc de muncă. Codul Muncii face prevederi, direct sau indirect, la fişa postului în art. 39 alin (2) lit. a. şi d.; art. 40 alin. (1) lit. c., d, şi f.; art. 43; art. 48; 57 alin (5); art. 61 lit. c. şi d.; art. 90, alin (2), lit. b., c. şi e., art. 105, art. 127, art. 188, art. 204 alin (1), art. 269 alin (1). De asemenea, lipsa anumitor prevederi din fişa postului predispune atât angajatorul, cât şi angajatul, la abuzuri şi sancţiuni care pot costa mult timp şi eventual bani.

Ştiu, sunt multe 30 de secţiuni, dar unele din ele nu ocupă decât 2-3 rânduri.

1. Titlu: denumirea poziţiei, aşa cum va apare în comunicările oficiale şi documentele interne ale firmei)

  

2. Denumirea postului conform Clasificarea Ocupaţiilor din România şi încadrarea în acesta printr-un cod unic

  

3. Departamentul

  

4. Scopul general (principala responsabilitate)

  

5. În absenţa sa, poate fi înlocuit de (un alt angajat său persoana fizică special contractata de firma, numită prin poziţia care o încadrează în firmă)

  

6. Se subordonează direct către (relaţiile de subordonare cu alte posturi)

  

7. Coordonează direct activităţile pentru: (relaţiile de subordonare cu alte posturi)

  

8. Colaborează în mod direct cu (relaţiile de colaborare cu posturi aflate pe acelaşi nivel de autoritate)

  

9. Drept de verificare/control asupra (poziţiile oficiale specificate a căror activitate o poate verifica, în baza autorităţii specificate în fişa de post)

  

10. Dreptul de semnătură

  • intern (documente interne ale companiei)
  • extern (documente ce reglementează relaţiile companiei cu terţii)

  

11. Pregătirea şi experienţa sunt cerinţele minime pentru postul respectiv, care obliga compania să le respecte la ocuparea unei poziţii, sub sancţiunile prevăzute de lege; include limbile străine.

  

12. Autoritate şi libertate organizatorică (factori de putere în interiorul firmei, autoritatea asupra celorlalţi angajaţi)

  

13. Conţinutul (categorii de sarcini generale la care angajatul se poate aştepta).

  

15. Răspunde către (autorităţile din cadrul intern al firmei care au dreptul de a controla sau a interzice activitatea angajatului de pe postul respectiv: acestea sunt cele cărora angajatul va raporta, va prezenta argumente, înregistrări, explicaţii şi/sau acte)

  

16. Răspunderile (activităţile specifice pentru care angajatul de pe postul respectiv va da socoteală în cadrul muncii prestate, către diferite autorităţi, fie interne ale organizaţiei, fie externe, ale statului, fie terţe – cum sunt companiile de consultanţă, audit şi expertiza contabilă, în cadrul unei analize comandate fie de conducere, fie de stat printr-una din instituţiile sale); corespunde termenului din engleză „accountability„.

  

17. Criteriile de performanţă (care sunt condiţiile în care angajatul îşi păstrează slujba, este promovat sau retrogradat); OBLIGATORIU DE MENŢIONAT ÎN CIM

  

18. Responsabilităţile (atribuţiile) sunt parafarea unor răspunderi sub sancţiunea cărora angajatul suporta consecinţe directe în cazul neîndeplinirii sarcinilor prevăzute, sarcinile cele mai importante şi efective; corespunde termenului din engleza „responsability”.

  

19. Sancţiuni pentru nerespectarea fisei postului: (prevederile conform cărora angajatul poate fi sancţionat – corelare cu Regulamentul de Ordine Interioară)

  

20. Misiunea muncii (punctul final, metaobiectivul, motivaţia fundamentală pentru care postul există, iar angajatul are obligativitatea de a o îndeplini)

  

21. Factorii organizaţionali (elementele din mediu care au efect asupra angajatului şi care ar putea să-i influenţeze postul, continuitatea sau performanta – obligatoriu de trecut ca parte a categoriei „condiţiile de lucru”)

  

22. Factorii de motivare şi de motivaţie: (factorii de motivare sunt daţi de politica de beneficii şi compensaţii a companiei pentru acest angajat – se trec de asemenea în CIM şi în Contractul Colectiv de Muncă la nivel de unitate şi este obligatoriu de trecut ca parte a categoriei „modalitatea de recompensare”; factorii de motivaţie constituie factorii care intrinsec pot avea valoare pentru angajat şi care sunt evaluaţi de către recrutor sau evaluator psihometric la angajare)

  

23. Factorii dezvoltării: (factori de natură profesională sau organizaţionala care pot stimula creşterea angajatului, reprezintă o extensie a factorilor de motivare şi motivaţie; poate stipula prevederi care ţin de formarea angajatului în cadrul obligaţiilor angajatorului, cf. Codului Muncii)

  

24. Factorii de mediu (avantaje şi dezavantaje specifice mediului aflate sau nu sub controlul angajatorului – obligatoriu de trecut ca parte a categoriei „condiţiile de lucru”)

  

25. Descrierea mediului fizic de lucru (se specifică natura muncii, factorii de risc potenţial – obligatoriu de trecut ca parte a categoriei „condiţiile de lucru”)

  

26. Activităţile detaliate specificarea tuturor atribuţiilor, răspunderilor şi a întregului conţinut al postului.

  

27. Cunoştinţele constituie pregătirea teoretică detaliată care este aşteptată de la candidatul ideal. Detalierea acestora dă dreptul angajatorului de a evalua angajatul înainte şi după angajare. Pe baza rezultatelor evaluării, se pot constitui cu acoperire juridică decizii de angajare, disponibilizare, modificare a pachetului salarial, promovare, mutare sau retrogradare a angajatului (potenţial) în cadrul firmei. Verificarea cunoştinţelor se poate face prin teste de cunoştinţe.

  

28. Aptitudinile (deprinderile) constituie pregătirea practică sau pragmatică detaliată care este aşteptată de la candidatul ideal. Aptitudinile se obţin, de regulă, fie prin abilitatea demonstrată de a extrage din practica reguli aplicabile în practică, fie cel mai probabil, prin repetarea unor comportamente profesionale un timp suficient de îndelungat încât candidatul să dobândească experienţă sau specializare. Detalierea acestora dă dreptul angajatorului de a evalua angajatul înainte şi după angajare. Pe baza rezultatelor evaluării, se pot constitui cu acoperire juridică decizii de angajare, disponibilizare, modificare a pachetului salarial, promovare, mutare sau retrogradare a angajatului (potenţial) în cadrul firmei. Verificarea aptitudinilor se poate face prin probe de aptitudini, teste de inteligenţă, interviuri de tip comportamental sau prin experienţă sau rezultatele dovedite ale candidatului în proiecte sau slujbe anterioare sau curente.

  

29. Caracteristici personale: atitudini, valori, înclinaţii motivaţionale sau de comportament, structuri ale personalităţii şi/sau identităţii candidatului care îl recomandă pentru ocuparea postului specificat. Detalierea acestora dă dreptul angajatorului de a evalua angajatul înainte şi după angajare. Pe baza rezultatelor evaluării, se pot constitui cu acoperire juridică decizii de angajare, disponibilizare, modificare a pachetului salarial, promovare, mutare sau retrogradare a angajatului (potenţial) în cadrul firmei. Verificarea acestor caracteristici personale se poate face prin instrumente psihometrice, interviuri structurate sau semi-structurate şi chestionare specializate.

  • Calităţi personale obligatorii constituie criterii de eliminare a candidaţilor calităţi care, sunt indispensabile îndeplinirii optime a cerinţelor postului specificat
  • Calităţi personale importante constituie criterii de selectare/departajare a candidaţilor la post; calităţi aşteptate de la candidatul ideal, care constituie un avantaj pentru fiecare candidat şi pot contribui la creşterea performanţei sau a remuneraţiei acestuia)
  • Calităţi personale dorite sunt acele care, în completarea primelor două categorii de calităţi personale, reprezintă calităţi care ar completa profilul unui candidat ideal, dar nu pot fi folosite în niciun caz drept criterii de angajare sau selecţie a candidatului.
  • Caracteristici nedorite (criterii de eliminare a unui candidat care prezintă oricare din aceste trăsături, evaluate sau identificate de către angajator prin investigare)
  • Instrumentele psihometrice recomandate pentru calificarea pe acest post, pe care le recomand companiei pentru evaluarea calităţilor personale ale fiecărui candidat.

      

30. Dispoziţii sau precizări finale

Vă recomand, dacă sunteţi angajat, să verificaţi claritatea şi conformitatea celor înscrise în fişa postului înainte de a vă angaja – omul de resurse umane sau angajatorul ar trebui să aibă foarte bine stabilite aceste aspecte. Iar dacă sunteţi angajatori, cele câteva ore pe care le luaţi pentru a realiza o specificare a unui post vă pot economisi mult mai mult timp şi eventual bani.

  

Marcus Victor Grant

Copyright © Marcus Victor Grant 2004-prezent, toate drepturile rezervate.

Materialele publicate pe acest blog sunt supuse acestui disclaimer.

inspector in resurse umane autorizat

Articol publicat in Economia Online la 30.06.2013 aici. Nu a mai fost actualizat.

Te invit să-ţi împărtăşeşti gândurile în legătură cu acest conţinut!

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare /  Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare /  Schimbă )

Conectare la %s

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.