Etica în designul şi structurarea posturilor

Motto:

“Dacă vrei o secretară, găseşte pe cineva al cărui vis este să devină secretară”.

Acest articol este adresat mai ales persoanelor care se ocupă de resurse umane, studenţilor, fiind foarte folositoare antreprenorilor şi managerilor.

Există o diferenţă între descrierea posturilor, specificarea posturilor şi descrierea exactă a unei persoane. Descrierea unui post este ceea ce, de obicei, se oferă celor interesaţi, iar specificarea unui post conţine toate datele la care o persoană din resurse umane ar trebui să fie atentă.

Pentru designul şi structurarea unei specificări a postului într-un cadru de lucru, va trebui să te pui în papucii angajaţilor. Din acest motiv, cele mai reuşite insight-uri provin din intervievarea persoanelor care lucrează sau au lucrat în acelaşi domeniu.

Trebuie să înţelegi care sunt motivaţiile persoanei respective, în domeniul respectiv.

Pentru elicitarea motivaţiilor, pune-ţi următoarele întrebări:

Ce este important la acest post?
De ce este important?
Pentru ce scop important lucrează un excelent angajat pe această poziţie?
Ce înseamnă acest post pentru angajat?
Ce anume îţi aduce ţie asta?
Care este remuneraţia care te-ar mulţumi pe tine ca angajat?
De ce anume vei avea parte dacă vei avea ce este important pentru tine, ca angajat?
Care sunt intenţiile pozitive pe care le are un angajat care este motivat pentru acest post?

Apoi gândeşte-te la următoarele lucruri: care sunt abilităţile naturale ale acestei persoane pentru acest post? Ar putea să dobândească măcar o parte din abilităţile necesare în timp ce lucrează? Ai putea să să-i oferi posibilitatea de a trece printr-un internship neplătit, pentru a dobândi experienţă la locul de muncă?

Planificarea (descrierea detaliată) (a) postului este importantă atunci când vrei să oferi o clară caracterizare a poziţiei respective pentru persoanele interesate. Mulţi dintre angajatori se gândesc la cuvinte atractive pentru a impresiona candidaţii. Dar dacă vei gândi inteligent, nu vei avea nevoie să “atragi candidaţi”. Aceasta nu asigură succesul în recrutarea candidaţilor. Tu vrei că viitorii candidaţi să vină în mod natural la tine. Cuvintele vor veni de la sine dacă te vei pune în papucii angajaţilor.

Începe cu finalul în minte

Vrei ca femeia sau bărbatul care ocupă această poziţie să rămână în companie? Pentru cât timp? Fii realist(ă). În cazul în care cauţi pe cineva care se dezvoltă rapid, te poţi axa pe nevoia de creştere individuală în compania ta. Dacă nu poţi oferi asta şi nu ai un plan pentru a stimula dezvoltarea individuală, poţi fi sigur că acea persoană va părăsi compania la un moment dat. Există corporaţii care sunt renumite pentru angajări cu durata de 1-2 ani, oferă salarii mici, după care lasa angajaţii să plece la alte companii. Exemple: Groupe Societe Generale, KPMG, MacDonald’s sau, în România, Business Magazin. Au o clară percepţie a salariilor: să menţină rata platii mică şi să facă publicitate studenţilor şi începătorilor, care acceptă să lucreze pentru o sumă corectă, însă mai mică decât ar fi plătiţi ca experţi (pentru poziţiile de entry-level – căci pentru celelalte, există oameni cu un istoric şi de 10 ani în organizaţie).

Gândeşte-te la angajaţii pe care îi ai acum şi cum i-ai găsit. Gândeşte-te unde şi-ar petrece timpul viitorii tăi angajaţi. Eticheta “candidaţi” aduce o gândire limitată. Foloseşte-ţi mintea de marketer. Gândeşte deja la viitorii angajaţi. Acest mod de a gândi te va scuti ulterior de muncă şi vei econosmisi bani cheltuiţi pe advertising, bani pe care nu-ţi permiţi să-i pierzi.

Structurarea/planificarea corectă a post-ului şi a sarcinilor

La orice loc de muncă întâlnim mai multe sarcini ce trebuie îndeplinite într-o anumită perioadă de timp. De cele mai multe ori această perioadă este extrapolata, asumată de angajator, în baza dorinţelor şi în baza activităţii desfăşurate. Dar dacă îndeplinirea sarcinilor de către angajat ocupa 150% din timpul pentru care este plătit? Ce se întâmplă atunci când compania depinde de poziţia oferită angajatului de către angajator? Gândeşte-te la fluxul de lucru ca fiind un flux dinamic. De fapt, planificarea în prealabil a fluxul de lucru ar putea părea o jonglerie. Însă, acest fapt este limitat. Procedând astfel, vei putea oferi o perspectivă mai profundă viitorului angajat, asupra a ceea ce se aşteaptă de la el.

Să presupunem că un assistant manager este în posesia acestei structuri.

Rezultat	Motivaţie	Sarcini	Timp alocat	Abilităţi solicitate/necesare
A. Planificarea zilnică a programului managerului	Urmărirea unei structuri clare	1. Primirea cererilor, propunerilor prin e-mail, telefon, angajaţi şi manager.	20 ‘	Structurare, organizare
		2. Evaluarea şi stabilirea priorităţilor	10 ‘	Perspectiva generală, planificare
		3. Confirmarea întâlnirilor	20 ‘	Perspectiva detaliată
		4. Planificarea întâlnirilor următoare	10’	Pespectiva flexibilă a timpului
		5. Crearea unui plan B pentru ziua corespunzătoare.	10’	Creativitate
		6. Anularea unor întâlniri	15’	Relaţii publice
		7. Raport pentru manager	5’	Informare
B.Gestionarea dosarelor de transfer între aria managerială şi toate celelalte arii.	Livrarea relevanta a informaţiilor	1. Colectarea tututor dosarelor relevante, clasificarea şi arhivarea acestora	15’ pe toată durata zilei	Lucru rapid la computer
		2. Aplicarea criteriilor pentru selecţionare.	30’	Selectarea abilităţilor.
		3. Stabilirea împreună cu managerul despre citirea documentelor prioritare.	5’	Informare
		4. Livrarea dosarelor.	5’	Folosirea calculatorului.
		5. Achiziţionarea sarcinilor după ce managerul a citit documentele.	10’	Preluarea notiţelor.

Planificarea programului perntru manager nu este ştiinţă nucleară, dar ar putea ocupa în jur de o oră şi jumătate pe zi. Bine, poate am exagerat, dar asta ar însemna 18,75% dintr-un program de lucru. Apoi, doar procesarea unor documente ar putea dura până la 50 minute pe zi. Gândeşte-te că atât îţi trebuie să faci toate aceastea, şi gândeşte-te că îl costă bani pe deţinătorul companiei, la fel ca salariul angajaţilor, oră de oră, zi de zi, lună de lună. Ar fi bine să faci puţină planificare inante să angajezi pe cineva care ar putea să-ţi irosească timpul şi banii, nu-i aşa?

Tabelul oferă doar un exemplu pentru două tipuri de activităţi potrivite pentru un assistant manager. Fă treaba ca la carte, nu sări peste această parte. Asigură-te că persoana care se ocupă cu aşa ceva, ştie ce face. În mod normal, aceasta este treaba managerului de resurse umane, dar în cele din urmă, managerul general decide de cine este nevoie, aruncând o privire de ansamblu în interiorul organizaţiei.

Bineînţeles că toate acestea par a fi alegeri logice şi raţionale. Este surpinzator cât de mulţi oameni sar peste acest proces doar pentru că e logic, normal, raţional. Nu trebuie să fii un geniu pentru a obţine bune rezultate. Trebuie doar să pui în practică aceste alegeri raţionale.

Dacă vei privi lucrurile din perspectiva angajaţilor, vei şti să le oferi ceea ce vor, nu ceea ce vrei tu, pentru motivele lor, nu pentru motivele tale. Nu ai nevoie de oameni care aleargă după bani. Ai nevoie de oameni motivaţi care îşi fac bine treaba. Este de preferat să angajezi persoane potrivite pentru un post decât să încerci să-i motivezi odată ce i-ai angajat. Preselecţia este mai importantă decât trainingul la locul de muncă. Mai bine alegi oameni cărora le place ceea ce fac, oameni cu adevărat motivaţi.

Marcus Victor Grant

Copyright © Marcus Victor Grant 2010-prezent. Traducere și adaptare de AIM a articolului “The Ethics in Job Design & Structure“ publicat inițial în limba engleză la data de 20 septembrie 2012 pe Analytic Vision. Copyright © Marcus Victor Grant, toate drepturile rezervate. Acest articol a mai fost publicat în revista Economia Online (nr. 42, 31/10/2015, în categoriile Afaceri, Companii, Gandire economica, Industrii) aici.