Cum să te bucuri de viață în timp ce planifici

„Failing to plan is planning to fail”

Steven Covey

Există, în viaţa fiecărei persoane, un număr de comportamente despre care ştie că sunt sănătoase, dar nu sunt practicate. Aşadar, există un „trebuie” care este ataşat mai intens sau mai puţin pentru anumite acţiuni, pentru că „aşa e bine”. Scuzele cele mai frecvente şi acceptabile social pentru care acestea nu se produc sunt: „n-am timp”, „n-am bani” şi „am să fac mai târziu”. Adevărurile cele mai frecvente, dar mai greu acceptabile social, sunt: „nu ştiu”, „nu vreau să învăţ”, „nu-mi pasă” şi „n-am chef”.

Aşadar, deşi este just că nu avem resurse suficiente să facem tot ce credem că ar trebui să facem, la fel de just este că fiecare obţine satisfacţii şi rezultate în funcţie directă de cum îşi gestionează resursele pe care le are.

Unul din comportamentele adesea prost înţelese şi una din disciplinele necesare pentru succes, în mod obiectiv, este planificarea. Cei care au lucrat chiar şi tangenţial în domeniul economic, ştiu că afaceri fără planificare nu se fac. Bişniţa se poate face fără planificare, afacerile nu. Fiecare are o experienţă proprie în legătură cu modul în care s-ar traduce în comportamente reale planificarea. La un moment dat, devine chiar ceva care ar trebui cumva înţeles de la sine. Cu toate acestea, în activitatea mea de consultanţă, constant cu uimire (chiar stupefacţie) câţi profesionişti buni în pătrăţica lor mică habar nu au ce presupune de fapt planificarea şi au impresia că este o activitate cumplită, plictisitoare, care suge energia din satisfacţia vieţii şi îi transformă pe cei care o aplica în roboţi, în timp ce planurile făcute este foarte probabil să se ducă pe apa sâmbetei pentru că mereu apare „ceva neprevăzut” care dă peste cap planurile.

Există multe motive pentru care atât de mulţi nu sunt în stare să planifice. Poate fi, de exemplu, pentru că nu au învăţat din propria experienţă cum să aplice o teorie funcţională. În acest articol voi trata doar câteva din miturile cele mai frecvente şi voi oferi atitudini practice de luat în considerare pentru a avea o imagine realistă şi funcţională asupra planificării.

Adesea, planificarea pare a fi un obicei care poate fi delegat către o aplicaţie, un soft, o secretară sau un specialist. Problema este că, dacă facem asta fără a înţelege ce presupune şi fără ca datele de intrare care sunt oferite aplicaţiei/softului/secretarei/specialistului să fie suficient de customizate şi complete, rezultatele vor fi, destul de probabil, dezamăgitoare.

Planificarea este similară cu procesul de a folosi o hartă pentru a stabili un traseu în teritoriu. Pentru a ajunge la ţintă, la obiectiv, la rezultatele dorite, avem nevoie de două stări şi activităţi alternative: una de planificare şi una de implementare. Tot aşa, atunci când realizăm un material scris, avem nevoie de două stări: creativitatea şi critică. Totuşi, adesea, harta pe care oamenii şi-o stabilesc nu are legătură cu realitatea care ne obligă să acceptăm adevăruri dureroase, ci cu lumea ideală la care credem că trebuie să ajungem.

(continuă să citești după media ↓)

Foarte probabil, dacă ar şti la ce se „înhamă”, adică ar cunoaşte teritoriul, foarte probabil nici nu ar mai porni la drum. Adesea, ignoranta poate fi o preferinţă pentru a acţiona pentru a ajunge să fim mai degrabă motivaţi de eforturile irosite înregistrate pe parcurs decât de obţinerea unui obiectiv ce pare tot mai îndepărtat.

Una din virtuţile planificării, aplicată chiar şi de cei mai buni strategi, este planificarea unor resurse de rezervă pentru ceea ce se numeşte convenţional „neprevăzute”. De exemplu, Brian Tracy recomanda să-ţi planifici doar jumătate din timpul disponibil. Cum? Îţi stabileşti de exemplu un orar de sarcini sau întâlniri între care presari intervale-tampon, de rezervă. În cazul în care una din sarcini/întâlniri durează mai mult, aceasta va ocupa intervalul alocat pentru neprevăzute. Dacă nu, atunci alte sarcini apărute între timp sau planificate mai târziu dar neurgente, pot fi realizate pentru a creşte productivitatea timpului alocat. Te invit să citeşti aici articolul pe pe Economia Online cu privire la ce am mai învăţat de la Brian Tracy pornind de la time management.

Unii îşi planifica activităţile care trebuie făcute ca şi cum, în implementare, ar fi un robot care nici nu se duce la baie, nici nu mănâncă, nici nu se odihneşte, nici nu are vreun fel de emoţie care să îi consume timpul. Aşadar, „to do list” devine un fel de ciocan cu care să-şi dea în cap, pe care, atunci când individul îl construieşte, se gândeşte cu vinovăţie: „am atât de multe de făcut” şi „trebuie să le fac pe toate cât mai repede”. În implementare se gândeşte: „oare ce-o fi fost în capul meu să halucinez că asta va dura doar atâta?” şi „de ce nu termin mai repede?”. Soluţia este că fiecare să ţină cont de nevoile pe care le are: nevoi fiziologice, de divertisment, de semnificaţie, de socializare, de afirmare/exprimare, de dezvoltare, de contribuţie s.a.m.d. Atunci când, ca urmare a unei planificări care ia în considerare numai un nivel restrâns de nevoi, este destul de probabil să apară frustrările, deoarece un om are mai multe nevoi decât îşi dă voie să recunoască, mai ales când acestea sunt emoţionale, ocupa timp şi spaţiu şi sunt destul de importante încât să răbufnească atunci când ai altceva mai urgent de făcut. Că veni vorba, şi ceilalţi cu care lucrezi au şi ei nevoi – şi acestea pot surveni indiferent că le-ai planificat sau nu.

O altă handicapare severă pe care majoritatea oamenilor de afaceri şi-o provoacă este dependentă de virtualizarea planificării. De obicei, atunci când cineva face o planificare, are nevoie de o imagine de ansamblu care să cuprindă mai multe elemente. Aceste elemente se scriu de obicei pe foi. Pe multe foi. Eventual, într-o agendă mare. Nu ştiu cât de clară poate să fie imaginea de ansamblu pe monitorul unui smartphone când vine vorba de planificare de afaceri. De asemenea, nu ştiu dacă îşi dau seama cât de ridicol apar unii care atunci când vine vorba să îşi stabilească o programare viitoare la o întâlnire se apucă să se fâstâcească prin hăţişurile electronice ale butoanelor virtuale ale unui dispozitiv electronic care pare în mâna lor ca un obiect extraterestru. Nu ştiu nici cât de profesionistă poate să fie imaginea cuiva care oferă drept scuză „n-am agendă la mine”. Aşadar, timpul dedicat planificării trebuie să ia în considerare şi modul în care aceste planuri vor fi accesate pe parcursul implementării. Degeaba îţi iei o hartă cu tine în pădure dacă nu te poţi uita pe ea când ai nevoie, nu? Planificarea este inutilă dacă nu poţi avea în orice moment al implementării o imagine clară despre unde eşti, ce ai făcut şi ce mai ai de făcut.

O altă tentaţie destul de puternică, de data aceasta, pe parcursul implementării, este pierderea motivaţiei în detalii procedurale şi senzaţia de inutilitate şi plictis care se instalează în timpul sarcinilor de rutină. Tentaţia aceasta poate fi prevenită din planificare prin raportarea obiectivelor şi sarcinilor la motivaţia pentru care faci ce planifici. Astfel, chiar dacă unele sarcini puse în slujba unui obiectiv pot să pară destul de monotone sau neplăcute, dacă este să luăm planul de ansamblu sau perspectiva pe termen lung, acestea sunt necesare pentru motivaţia stabilită de la bun început.

Lipsa disciplinei este un viciu pentru care pedepsele sunt tot mai mici în societatea contemporană. Dacă acum 100 de ani copiii erau sever pedepsiţi dacă nu învăţau să îşi facă treaba după un orar asumat, acum nici adulţii nu mai trebuie să suporte consecinţe negative, pentru că a devenit acceptabil social să delegi, să externalizezi conştientizarea sarcinilor şi utilizarea resurselor până ajungi să pierzi legătura cauză-efect. Spre exemplu, un copil este învăţat de părinţi că dacă are ore dimineaţa la şcoală, va treui să se culce devreme în noaptea dinainte. Un corporatist care ştie că are nevoie de odihnă găseşte acceptabil să stea până la 1-2 noaptea în timpul săptămânii, căci dimineaţa se bazează pe 7 alarme, pe amânarea micului dejun şi pe frenezia de a „fugi împuşcat” pe uşa la ora la care cam toţi angajaţii din oraş au aceeaşi mişcare browniană. Cu toate acestea, efectele nu sunt observate decât în week-end, când „ar trebui” să facă ordine, cumpărături, curăţenie şi toate celelalte lucruri pe care nu îndrăzneşte să le planifice în timpul săptămânii. De ce stă angajatul roman obişnuit până la 1-2 noaptea? Probabil pentru că a venit mai târziu de la lucru, implementând peste program (pentru a compensa lipsa planificării sau planificarea defectuoasă), sau pentru ca să nu simtă că a trecut ziua fără să aibă o satisfacţie majoră, sau pentru a compensa frustrările de la lucru. Efectul, oboseala, este rupt de cauză. Cauză nu este neapărat cantitatea de muncă („munceşti din greu”), ci lipsă planificării (nu munceşti deştept). Dacă efectul poate fi trecut cu vederea, nu mai e cazul să investigăm cauzele reale!

Un altul din motivele pentru care planificarea eşuează este că nu se bazează pe o monitorizare atentă a ceea ce se întâmplă de obicei. Dacă, de exemplu, petreci de obicei 2-3 ore pe săptămână pentru a învăţa o limbă străină, este destul de improbabil că vei reuşi de la o săptămână la alta să ajungi la 10 ore. Planificarea unei sarcini sau a unui obicei nu se face doar în funcţie de ceea ce „trebuie” ci mai ales în funcţie de ceea ce este realizabil, posibil, probabil să se întâmple, pornind de la ceea ce se întâmplă de obicei. Dacă, însumând toate cele pe care trebuie să le faci într-o săptămână ajungi la mai mult de 168 de ore, atunci ai o problemă: nu ai mai mult de atât într-o săptămână. Mai socoteşte o dată!

Un obicei destul de amuzant este repartizarea şcolăreasca, egală, a unei sarcini sau a unui rezultat, în fiecare unitate de timp. Asta este util în coaching, pentru început, pentru a da o oarecare senzaţie cu privire la resursele consumate pentru un anumit obiectiv de client. De exemplu, dacă îţi propui să câştigi 100.000 de euro într-un an, socoteşti că în luna de lună ar trebui să ai 8333 euro, sau dacă ai de învăţat 30 de ore pentru un examen într-o lună, va ajunge să lucrezi câte o oră în fiecare zi. Pe bune? Destul de improbabil. În primul rând, ca să câştigi 100.000 de euro pe an de exemplu că liber profesionist sau antreprenor, se presupune că în prima lună te vei ocupa doar de pregătirea sistemului care este menit să îţi aducă această sumă şi este nerealist să înregistrezi venituri atât de mari în prima lună, când vei avea mai mult cheltuieli. Apoi, dacă tu crezi că îţi ia 30 de ore ca să înveţi pentru un examen, trebuie să îţi aloci, pe baza recomandării lui Brian Tracy, cel puţin 60 de ore. La aceasta, trebuie să adaugi probabilitatea că nu în fiecare zi vei avea timp în mod realist să te ocupi de învăţat, prin urmare în unele zile va trebui să înveţi mai mult, în timp ce în altele nu vei avea timp să înveţi deloc. Astfel, o planificare cât de cât realistă te va aduce la 60 de ore de învăţat în 20 de zile, adică 3 ore pe zi. La 3 ore pe zi se adăugă şi pauzele şi ordinea necesară: pregătirea mediului de lucru, etc, aducând timpul necesar la aproape 4 ore pe zi. Pe fiecare din cele 20 de zile în care îţi propui. Şi bine ar fi să nu laşi pe ultimele.

Partea bună este că, atunci când îţi planifici corespunzător, ţinând cont de riscuri şi probleme, în cadrul implementării te poţi gândi strict la ceea ce ai de făcut în fiecare clipă, în loc să te gândeşti:

  • cum să mai îndeşi nişte activităţi într-un orar deja supraaglomerat
  • cât îţi e de foame, de sete, de somn şi cât mai ai de lucru
  • cât de vinovat/a te simţi pentru că ţi-ai planificat prost
  • cât de inutilă este aceasta stupidă planificare cu care ţi-ai pierdut timpul
  • cât de copleşit/a te simţi în timp ce implementezi
  • că nu eşti tu în controlul vieţii tale, ci te simţi că un pion la periferie
  • ce ai avea chef să faci în timp ce faci această activitate care a devenit plictisitoare.

Desigur, acestea sunt perspective pe care de multe ori aceia care planifica aiurea nu doresc să şi le asume. De obicei, dacă ceva nu ţi-a ieşit bine raportat la ce ai planificat, cel mai probabil, înseamnă că încă nu înţelegi corect ce înseamnă „planificare”, nu ai învăţat să planifici suficient de bine şi ai nevoie să depui efort ca să înveţi mai bine, nu că planificarea este o prostie. Speranţa nu e o strategie.

Oamenii care par ca nişte roboţi ca urmare a planificării lor nu sunt exemple bune de cum trebuie realizată o planificare. Aceştia, mai devreme sau mai târziu, vor cădea sub greutatea propriilor frustrări care se acumulează tot mai mult. Un om matur şi responsabil trebuie să fie în stare să se concentreze în fiecare clipă pe ceea ce face. Cum sună asta ca o convingere generatoare de flexibilitate?

Îţi mulţumesc!

 Happy planning!

Marcus Victor Grant

Acest articol a mai fost publicat în revista Economia Online (nr. 52, 31/08/2016, în categoria Gandire economica) aici. Articol tradus de Cristiana Brezeanu din română în engleză și publicat pe Analytic Vision aici: How to Enjoy Life While Planning (6.1.2020) Copyright © Marcus Victor Grant 2016-prezent, toate drepturile rezervate.

Materialele publicate pe acest blog sunt supuse acestui disclaimer.

2 gânduri despre „Cum să te bucuri de viață în timp ce planifici

    1. Mi se pare interesanta formularea „urmări sa faci rău”, pentru ca mi se pare ca aici exista doua extreme si multe nuante de gri intre ele:
      Extrema 1: un individ cu personalitate sadica cauta in mod deliberat sa pedepseasca in mod sistemic un alt individ, constient ca ceea ce face este rau
      Extrema 2: „rau” este o perceptie subiectiva a celui care suporta (sau observa) consecintele actiunilor unui individ care are niste intentii pozitive care au fost rau intelese
      In ambele cazuri, acest demers poate fi realizat cu sau fara planificare metodica. Daca este realizat cu planificare metodica, asta nu inseamna ca acea planificare este si potrivita cu scopul sau va da roade. In orice caz, planificarea metodica in sine nu este ceva rau, ci este un instrument care poate fi folosit atat pentru a produce consecinte pozitive, cat si negative.
      Acest site invita la discernamant. Tu cum reusesti sa iti dai seama intre care din extremele prezentate mai sus se inregistreaza un anumit comportament, Eliza?

      Apreciază

Te invit să-ţi împărtăşeşti gândurile în legătură cu acest conţinut!

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare /  Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare /  Schimbă )

Conectare la %s

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.